Das Parkinsonsche Gesetz ist dein Freund
„Work expands so as to fill the time available for its completion.” Man könnte auch sagen: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Was der Soziologe C. Northcote Parkinson hier mit einem ironischen Schmunzeln sagte, kann man als Freelancer für sich nutzen.
Der Tipp: Gib einer Aufgabe vor, wie viel Zeit du maximal auf sie verwenden willst.
Das heißt, wenn ich durch wiederholtes Timetracking der immer gleichen Aufgabe (zum Beispiel: Pressemitteilung schreiben) weißt, dass der Nettozeitaufwand im Durchschnitt etwa 1 Stunde und 20 Minuten beträgt, dann räume ich der nächsten Pressemitteilung auch maximal dieses Dauer ein.
In den 9 von 10 Fällen braucht sie auch nur dieses Fenster, ziemlich genau +/- 10 Minuten. Das ist verrückt, aber wahr.
Ich tracke den Zeitaufwand aller To-dos des Tages (seit vielen Jahren*) so detailliert wie ich aller Voraussicht nach für die Schätzung ähnlicher Aufgaben brauche.
Das macht es auch einfacher mit der Kalkulation und der Einschätzung, ob man für einen Job genug Zeit im Kalender hat.
Das heißt: Ein Textjob unterteilt sich oft in die Zeiterfassung für
- Briefing und Absprachen
- Recherche
- Schreiben
- Korrekturrunden
Kommt der nächste Textjob daher, reserviere ich jedem einzelnen Schritt das Zeitfenster, dass es dafür im Durchschnitt braucht und schreib das direkt in den Kalender.
Selbstverständlich finden ab und an auch Gegentests statt, ob das Parkinsonsche Gesetz noch wirkt. Tut es. Es rächt sich sofort, wenn ich ohne Zeitvorgabe an etwas arbeite. Dann nutzt die Aufgabe sofort die Gelegenheit, sich zu ziiiiiiiiehen wie ein Elternabend. Mit dem Timetracker im Nacken allerdings traut sie sich das nicht.
Ich höre schon die Zweifler: „Klingt ja absurd. Was tust du denn, wenn du noch nicht fertig bist und die Zeit ist vorbei?“
Meine Antwort: „Das ist ja das Schräge. Das passiert in 9 von 10 Fällen nicht. Und wenn doch, mache ich das Zeitfenster beim nächsten Mal ein winziges Stück mehr auf.“
In unseren Workshops für die Themenfindung nutzen wir genau dieses Prinzip. Dort heißt es Timeboxing. Statt ewig langer Diskussionen und Gelaber gibt es eine klare Zeitvorgabe für jede Aufgabe und sehr kurze Zeitfenster. Zum Beispiel: 10 Minuten fürs Sammeln von Ideen, 4 Minuten fürs Auswählen, 20 Minuten für ein Grobkonzept. It’s magic.
*mit Toggl (das beschwert sich sogar, wenn ich es vergesse und merkt, wenn ich trödele)
#365schreibtipps #effektiverschreiben
